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Jun 30
Search Driven Navigation - Ein Beispiel

​Die Erstellung einer ansprechenden Navigation, die den Wünschen der Anwender einer Intranet-Site entpricht, gehört wohl zu den anspruchsvollsten Aufgaben eines verantwortlichen Redakteurs oder Designers. Zu vielfältig und zahlreich sind die Inhalte. Sie lassen sich kaum mehr in eine klassische Baumstruktur pre​ssen. Zudem sind die Sichtweisen je nach aktueller Aufgabenstellung des Anwenders verschieden.

In diesem Zusammenhang wird seit einiger Zeit die "Search Driven Application" - die Suche-Basierte Navigation  als möglicher alternativer Lösungsansatz genannt. Ich möchte heute ein Beispiel dieses Ansatzes vorstellen.

​​Szenario: Lösungs- oder Projektportal

In einer Organisation werden ​​eine Reihe von Projekten verfolgt oder Lösungen entwickelt. Für jedes dieser Projekte soll eine eigene SharePoint Site verwendet werden, in der Aufgaben, Termine und Dokumente abgelegt werden bzw. die Lösungen für Demozwecke eingerichtet werden. An einer zentralen Stelle im Portal sollen die Projekte und Lösungen aber aufgelistet sein - so daß der Anwender möglichst schnell die SharePoint Site identifizieren kann, die möglicherweise die gewünschten Informationen enthält.

Das nachfolgende Bild zeigt die Realisierung als Solution Portal. Auf der Homepage werden die verfügbaren  bzw. promoteten Lösungen als ein Tabelle von Kacheln angezeigt.

Solution-Portal.pngAuf der linken Site werden Tags dargestellt, mit denen die Lösungen versehen wurden. Durch Anklicken bzw. freie Eingabe eines Begriffs kann die Liste der Ergebnisse verfeinert werden. Hier wurde nach "Web" gefiltert.

UseCase-1-with-Description---Filtered-View.png
Beim Überstreichen der Kachel mit der Maus werden zusätzlich hinterlegte Informationen zur Lösung (Projekt, Artikel) eingeblendet. In diesem Falle sind dies eine Kurzbeschreibung und die Kategorisierung aus drei verschiedenen Dimensionen. Die Kategorien sind als Managed Metadaten Hierarchien im System hinterlegt.

Eine Variante des Konzeptes ist der nachfolgend abgebildete Solution Finder. Hierbei handelt es sich um ein klassisches SharePoint 2013 Such-Portal mit Volltextsuche und Refinern auf der linken Seite.

Finder---unfiltered.png
Im Beispiel wurde nach einer Lösung gesucht, die irgendwo ein Wort enthält, das mit "Kanal" beginnt und beliebig weitergeht. Bitte beachten Sie, dass die Zahl der Refiner sich reduziert hat. Es werden nur noch Werte dargestellt, die auf das bis hier her erreichte Suchergebnis zutreffen.

Finder---full-text-filtered.png

​​​​Beim Klick auf die Kachel öffnet sich wie erwartet die SharePoint Site auf der die Lösung implementiert worden ist. Alternativ können auch beliebige andere Absprungziele eingetragen werden. Auf den rot umrandeten Link wird im nächsten Abschnitt eingegangen.

UseCase-1-Site.png

​Spezifischer Inhaltstyp: Solution Card

Es stellt sich sicher die Frage, was denn eigentlich hier gesucht und gefunden wird. Die Antwort: Listeneinträge von einem spezifischen Inhaltstyp. Auf jeder Site wurde eine dedizierte Liste implementiert, deren Elemente die in den Kacheln dargestellten Informationen enthalten. Ein Redakteur kann also auf "seiner" Site einfach einen neuen Listeintrag erzeugen und freischalten. Nach dem nächsten Indizierungslauf wird dieser Eintrag dann im Lösungsportal angezeigt.

UseCase-ABC-Site-Solution-Card.png

Ein besonderer Vorteil dieses Ansatzes ist auch die vereinfachte Rechteverwaltung. Es müssen keine Schreibrechte auf dem zentralen Portal gegeben werden, da der dort angezeigte Inhalt automatisch generiert wird. Die Suchergebnisse berücksichtigen ebenfalls die Leserechte, wie sie auf der Quellseite eingerichtet wurden. Wenn  Sie also "geheime" Projekte haben, tauchen diese in der Suche auch nicht auf.

Fazit

​​​Das beschriebene Beispiel für eine Search Driven Navigation kommt ohne Programmieranpassungen aus. Wie gezeigt funktioniert sie auch auf Office 365 und ist somit universell anwendbar. Weitere Einsatzmöglichkeiten sind im Umfeld von Wissensmanagement, Prozessportalen und ITIL konformen Lösungen denkbar.

Sprechen Sie mich an, wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben.

Ihr Torsten Haase
Senior Consultant, MCP SharePoint 
Torsten.Haase@mindbusiness.de
Fon +49 6023 3201-210​

Jun 30
„Das Office 365 Compliance Center“ oder „Die zentrale Admin-Oberfläche für Sicherheit und Compliance in Office 365“

Als Microsoft-zertifizierter MSCA für Office 365 fragen mich meine Kunden immer wieder, warum alle Sicherheits- und Compliance-Einstellmöglichkeiten über die komplette Office 365 Administrationskonsole verstreut sind. Vom Standpunkt der jeweiligen Anwendungen aus betrachtet macht der bisherige Ansatz dabei durchaus Sinn Einstellungen zur Archivierung, Geräteverwaltung, eDiscovery oder Aufbewahrung von E-Mails oder Dokumenten in den jeweiligen Admin Centern der einzelnen Produkte (z.B. Exchange oder SharePoint Admin Center) vorzunehmen.

Damit die Office 365 Kunden jetzt einfacher auf alle Sicherheits- und Compliance-Einstellungen zugreifen können, hat Microsoft in Office 365 das neue Compliance Center in die Reihe der Administrationsportale aufgenommen. Der Rollout des Compliance Centers hat im März dieses Jahres begonnen und sollte jetzt so langsam in allen Tenants zur Verfügung stehen. Ich möchte daher heute die Gelegenheit nutzen, um die wesentlichen Funktionen des Compliance Centers kurz und knapp vorstellen.

Sie erreichen das neue Compliance Center über das Office 365 admin center. Dort finden Sie auf der linken Seite relativ weit unten den unscheinbaren Eintrag Compliance.

1.png 

Sollten Sie aktuell noch einen Fehler „403 – Sorry! Access denied :( " angezeigt bekommen, probieren Sie es bitte in 1-2 Tagen wieder. Sie wissen nun aber, dass das Compliance Center sich für Sie im Rollout befindet, welches in der Regel binnen 24-48 Stunden abgeschlossen sein sollte.

Nachdem der Rollout abgeschlossen ist, gelangen Sie zu folgender Oberfläche:

2.png 

Das Compliance Center gliedert sich aktuell in folgende Bereiche:

  • Archivierung (Archiving)
  • eDiscovery
  • Aufbewahrung (Retention)
  • Berechtigungen (Permissions)

Archivierung

Unter dem Punkt Archivierung können Sie für Ihre Benutzer die Archivpostfächer ein- bzw. ausschalten. Bei einem aktiven Archivpostfach verschiebt Exchange Online Nachrichten gem. den konfigurierten Archivrichtlinien automatisch von dem Standardpostfach in das Archivpostfach.

3.png 

eDiscovery

eDiscovery ermöglicht Ihnen eine Grundlage für die Durchführung elektronischer Erkennungs- und Rückverfolgungsprozesse zu etablieren. Sie können in Exchange Online Postfächern, SharePoint Online Website und in OneDrive for Business eDiscovery-Fälle zum Identifizieren, Archivieren, Suchen und Exportieren von Inhalten anlegen und überwachen.

4.png 

Aufbewahrung

Bestimmte Dokumente und Informationen unterliegen einer Aufbewahrungs- bzw. Löschpflicht in Europa. Notwendige Einstellungen können Sie unter dem Punkt Aufbewahrung (Retention) vornehmen. Sie können den Lebenszyklus von sämtlichen elektronischen Dokumenten verwalten und festlegen, welche Inhalte beibehalten und welche Inhalte gelöscht werden sollen. Hierzu können Sie Aufbewahrungstag und –richtlinien sowie Dokumentlöschrichtlinien definieren und überwachen. Die folgenden beiden Screenshots zeigen beispielhaft die Konfiguration für die beiden Richtlinienarten.

5.png 

Berechtigungen

Unter dem Punkt Berechtigungen können Sie Benutzern Ihres Unternehmens Zugriff auf das Compliance Center geben. Die Rechtevergabe ähnelt der von Exchange Online. Sie müssen allerdings eigenen Compliance Center Gruppen verwenden. Der große Vorteil hierbei ist, Sie können zentral die Umsetzung Ihrer Compliance Richtlinien delegieren.

6.png 

Zusammenfassung

Ich bin der Meinung, dass das neue Compliance Center ist eine sehr sinnvolle Ergänzung für die Office 365 Administration ist. Wichtige Sicherheits- und Compliance-Einstellmöglichkeiten stehen den Administratoren jetzt gesammelt an einer zentralen Stelle zur Verfügung. Sie können zudem sehr leicht Ihrem Compliance Team Zugriff auf das Compliance Center gewähren und somit sehr leicht die Umsetzung Ihrer Compliance Regeln ermöglichen.

Mit großer Sicherheit wird der Funktionsumfang des Compliance Centers weiter wachsen. Ich denke wir können gespannt sein, was uns hier in Zukunft an sinnvollen Funktionen und Ergänzungen erwartet. Auf jeden Fall ist es ein guter erster Schritt in die richtige Richtung.

Wenn Sie weitere Fragen haben, kommen Sie gerne auf mich zu, um das Thema zu diskutieren.

Weitere Informationsquellen zum Thema „Datensicherheit in Office 365":

 

Sprechen Sie mich an, wenn Sie Fragen zu Office 365 haben.

Ihr Daniel Junglen
Senior Consultant, MSCA Office 365
Daniel.Junglen@mindbusiness.de
Fon +49 6023 3201-151
www.mindbusiness.de/office365

Jun 29
SharePoint 2013 Workflow – Erzeugen von Subsites mit SharePoint Designer Bordmitteln

SharePoint 2013 Workflow – Erzeugen von Subsites mit SharePoint Designer Bordmitteln

Eine wiederkehrende Herausforderung bspw. in einer Projektliste ist es, eine Subsite für einen Listeneintrag zu erstellen, der als zugehörige Projektseite für den Eintrag dient.

Mit SharePoint 2010 war dies mit Standard-Bordmitteln (No-Code Lösung) nicht möglich. Mit der SharePoint 2013 Workflow Engine (Windows Workflow Foundation 4) jedoch schon. Denn damit können Subsites problemlos auch im SharePoint Designer umgesetzt werden.

Voraussetzung dafür ist, dass Sie die Windows Workflow Foundation 4 in Ihrer SharePoint Umgebung installiert und konfiguriert haben.

Erste Schritte zur Erstellung des Workflows

Die Schritte hierfür sehen komplex aus. Es ist jedoch nicht notwendig jeden Einzelnen im Detail zu verstehen, um den Workflow zum Laufen zu bekommen.

1.    Starten Sie zuerst den SharePoint Designer und erstellen Sie einen neuen SharePoint 2013 Listenworkflow auf der gewünschten Liste.

 

2.    Erstellen Sie die folgenden Text-Variablen

  • RequestURL: Setzen Sie diese Variable auf den Wert: http://<WebsiteURL>/_api/web/webinfos/add (ersetzen Sie den Wert <WebsiteURL> mit der Webseite, auf der sich Ihre Liste befindet)
  • Title: Titel der Webseite, dieser Wert kann auch z.B. vom Listenelement-Titel stammen
  • Description : Beschreibung der Website, dieser Wert kann ebenfalls vom Listenelement geholt werden
  • SiteURL: Adresse der zu erzeugenden Subsite. Wir empfehlen Ihnen, diese für die Eindeutigkeit mit der ID des Listenelements zu verknüpfen z.B. http://<WebsiteURL>/<ID>/
  • SiteTemplate: GUID der von Ihnen gewünschten Vorlage (Template) für die Subsite. Diese Variable kann entweder mit den Standard-Templates (sts#) oder einem von Ihnen erstellten Template belegt werden. Um ein eigenes Template zu verwenden, müssen Sie die GUID herausfinden.

Text-Variablen erstellen

Zur Erstellung der Text-Variablen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1.    Wechseln Sie auf der SharePoint Website zu „Alle Websiteinhalte", um den Dialog „Neue Webseite" zu starten. Wählen Sie das von Ihnen gewünscht Template unter „Benutzerdefiniert" aus.

 

2.    Drücken Sie die Taste „F12" auf Ihrer Tastatur (Internet Explorer).

3.    Benutzen Sie das „Elemente auswählen"-Tool der Entwicklerwerkzeuge und wählen Ihr Template.

4.    Wechseln Sie in das Suchfeld rechts und geben Sie den Namen des Templates ein.
Die Suche wird in den Quelltext der Seite wechseln und die Stelle markieren, an welcher der Name des Templates auftaucht. Links neben dem Namen, finden Sie zu guter Letzt die benötigte GUID (in unserem Fall: {6725093A-D543-4B4B-AF65-1FBAB2D91533}#MB-Projekttemplate).

 

Das Ergebnis sieht anschließend wie nachfolgend abgebildet aus:

 

Erstellen von Wörterbuch-Variablen

1.    Im nächsten Schritt erstellen Sie folgende Wörterbuch-Variablen.

requestHeaders

NameTypWert
AcceptTextapplication/json;odata=verbose
Content-TypeTextapplication/json;odata=verbose

 

metadata

NameTypWert
TypeTextSP.WebInfoCreation

 

parameters

NameTypWert
__metadataWörterbuch<Variable:metadata>
TitleText<Variable:Title>
DescriptionText<Variable:Description>
LanguageZahl

1031 für Deutsch

1033 für Englisch

WebTemplateText<Variable:SiteTemplate>
UseUniquePermissionBooleschFalse
(Ihre neue Subsite kann auch eigene Berechtigungen bekommen, hierfür wählen Sie "true", müssen diese jedoch nach der Erstellung manuell oder per Workflow anpassen)

 

requestDictionary

NameTypWert
ParametersWörterbuch<Variable:parameters>

 

Diese Wörterbuchdefinitionen stammen aus der SharePoint-REST-API.
Mehr hierzu finden Sie unter: https://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/jj860569.aspx

2.    Veröffentlichen Sie den Workflow und schließen den SharePoint Designer.

3.    Öffnen Sie im Anschluss die Website-Einstellungen Ihrer SharePoint Seite und gehen zu den Websitefeatures.

4.    Aktivieren Sie hier den Punkt „Workflows dürfen App-Berechtigungen verwenden".

 

5.    Öffnen Sie die Webseite-Einstellungen und navigieren Sie zu den „Website-App-Berechtigungen" und kopieren Sie den App-Identifier der Workflows.

 

6.    Öffnen Sie die Seite der versteckten URL http://<WebsiteURL>/_layouts/15/appinv.aspx.

7.    Füllen Sie Ihre vorher erstellte App-ID in das erste Feld ein und klicken auf „Nachschlagen":

 

8.    Tragen Sie nachfolgenden Text in das Feld „Berechtigungsanforderungs-XML" ein und bestätigen die Eingabe durch klicken auf „Erstellen". Bitte ändern Sie den Text nicht Die XML ist bereits korrekt.

<AppPermissionRequests><AppPermissionRequest Scope=http://sharepoint/content/sitecollection Right="FullControl"/></AppPermissionRequests>

App-Schritt in SharePoint Designer einfügen und Workflow veröffentlichen

Diese Schritte sind notwendig, um dem Workflow die Berechtigungen zum Erstellen einer neuen Subsite oder auch dem Vergeben von Berechtigungen zu erlauben. Ohne diese Schritte, können Sie keinen „App-Schritt" im SharePoint Designer anlegen, um damit Webservice-Aufrufe zu tätigen.

1.    Öffnen Sie den  SharePoint Designer 2013 und rufen Sie Ihren zuvor angefangenen Workflow in der Bearbeitungsansicht auf.

2.    Fügen Sie einen neuen „App-Schritt" am Ende des Workflows und innerhalb dieses App-Schritts eine Aktion „HTTP-Webdienst aufrufen" ein.

 

 

3.    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die HTTP-Webdienst Aktion und wählen Sie „Eigenschaften".

4.    Setzen Sie die Variablen, wie in der Abbildung dargestellt, ein. Achten Sie darauf, den „RequestType" auf „HTTP-Post" umzustellen.

 

5.    Veröffentlichen Sie Ihren Workflow und testen Sie ihn.

Der Workflow muss nun eine neue Subsite, basierend auf dem von Ihnen gewählten Template, unter der URL http://<WebsiteURL/<ID> erstellen.

Viel Erfolg!

Falls Sie Probleme mit dem Workflow oder weitere Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind für Sie da.

Apr 17
Alles sicher oder nicht: Datenverschlüsselung in SharePoint Online und OneDrive for Business

Als Microsoft-zertifizierter MSCA für Office 365 begegnen mir in meinen Office 365-Workshops sowie Beratungs- und Implementierungsprojekten immer wieder die gleichen – berechtigten – Fragen: Rechnet sich für mich ein Umzug in die Cloud? Kann ich meine Prozesse gleichwertig oder bestenfalls noch optimaler in der neuen Umgebung abbilden? Wie sicher sind meine Daten in der Cloud?

Heute möchte ich mich zunächst auf die Verschlüsselung der in der Cloud abgelegten Daten fokussieren. Im weiteren Verlauf dieser Serie werde ich über andere gefragte Office 365-Themen berichten und wichtige Fragestellungen analysieren.

Microsoft setzt in Bezug auf seine Cloud-Lösung Office 365 auf einen hohen Standard in den Punkten  „Sicherheit" und „Verschlüsselung". Und das auf allen beteiligten Ebenen: Dazu gehören die physikalische Sicherheit der Datenzentren, die Netzwerksicherheit, ein ausgefeilter Zugriffsschutz und die Datensicherheit selbst. Bei der Datenspeicherung in der Cloud spielt die „Verschlüsselung" damit eine übergeordnete Rolle.

Um Daten wirklich sicher abzulegen, werden für die Office 365-Dienste »SharePoint Online« und »OneDrive« mehrstufige Verschlüsselungsprozesse verwendet. Es gibt zwei Fälle in denen Daten ein Office 365 Rechenzentrum erreichen oder verlassen:

  1. Kommunikation eines Clients mit dem Server
  2. Kommunikation der Rechenzentren untereinander

Bei ersterem wird eine SSL/TLS-Verschlüsselung eingesetzt. Das bedeutet, dass sämtliche Kommunikation zwischen dem Endanwender und der Cloud stets nach den aktuellen Standards verschlüsselt sind.

Im zweiten Fall wird eine verschlüsselte, private Netzwerkstrecke eingesetzt. Es handelt sich dabei um eine „End to End"-Verschlüsselung zwischen den einzelnen Rechenzentren. Somit findet die gesamte Kommunikation der Rechenzentren untereinander zum einen nicht über eine öffentliche Internetverbindung statt und ist zum anderen nach den aktuellen Standards verschlüsselt – und damit quasi zweifach geschützt.

Für beide Fällte gilt, dass jeweils der aktuell höchst mögliche Sicherheitsstandard angewendet wird, wodurch die Daten der Kunden – sobald sie in Office 365 liegen – immer sicher transportiert werden.

Auf Datei- bzw. Festplattenebene wird folgendes Szenario in punkto Verschlüsselung angewandt:

  • Jede Festplatte wird durch Bitlocker unter Zuhilfenahme eines eigenen Schlüssels verschlüsselt.
  • Alle Dateien bzw. Dateifragmente, jede Version einer Datei wird mit einem eigenen Code verschlüsselt.
  • Große Dateien ab 64 kB werden aufgeteilt. Diese Teile erhalten ebenfalls einen eigenen Schlüssel.
  • Die Dateien werden in so genannten „binary large objects" (BLOB) gespeichert. Der Begriff BLOB kommt aus der Datenbanktechnik. Es handelt sich hierbei um einen Datentyp zum Speichern von großen Dateien. Ganz allgemein sind dies große binäre Container in denen sich die jeweiligen Dateien befinden.
  • Diese BLOBs werden nach dem Zufallsprinzip auf verschiedene Azure Storage Container, also Bereiche zur Datenhaltung, verteilt.
  • Jeder Container verfügt dabei über seinen eigenen Zugangsschlüssel, welche wiederum in einem eigenen Key Store, einem gesonderten Bereich, aufbewahrt werden.
  • Zum Schutz des Key Stores werden die neusten Daten- und Intrusionsschutz-Mechanismen eingesetzt.
  • Die Zugangsschlüssel sind ebenfalls verschlüsselt und werden in der Inhaltsdatenbank gespeichert.
  • Sämtliche Schlüssel werden in regelmäßigen Abständen geändert.

Da die Speicherorte von Dateien, Inhaltsdatenbanken, Schlüsseln und Masterschlüsseln stets physikalisch voneinander getrennt sind, kann eine Datei, solange man nicht alle Schlüssel besitzt, weder entschlüsselt noch gelesen werden.

Zusammengefasst bedeutet das, dass das Thema Sicherheit und Verschlüsselung einen extrem hohen Stellenwert hat. Die Möglichkeit eines Fremdzugriffes auf Ihre Daten, wird durch sehr viele verschiedene und sehr hohe Hürden nahezu unmöglich gemacht, zumindest aber sehr erschwert. In der Gesamtheit betrachtet ist dies, meiner Meinung nach, der höchste Sicherheitsstandard in der Cloud.

Ich habe in meiner langjährigen Beraterpraxis sehr viele unternehmensinterne Rechenzentren sowie den Umgang mit Daten erlebt. Um mal poetisch zu werden: Nicht alles war Gold, was glänzte…
ABER: Das Bewusstsein für die Themen Datenschutz und –Sicherheit ändert sich rasant und nicht nur deshalb, starten wir immer mehr Cloud-Projekte.
Was genau in diesem Zusammenhang „sensible Daten" sind oder welche Daten als besonders schützenswert gelten, liegt im Auge des Betrachters und muss für jedes Unternehmen individuell analysiert werden.

Kommen Sie gerne auf mich zu, um das Thema zu diskutieren.

 

Dieses Video zeigt den gesamten Vorgang noch einmal in anschaulicher Weise:

04-2015_VideoScreen.jpg 

Weitere Informationsquellen zum Thema „Datensicherheit in Office 365":


Sprechen Sie mich an, wenn Sie Fragen zu Office 365 haben.

Ihr Daniel Junglen
Senior Consultant, MSCA Office 365
Daniel.Junglen@mindbusiness.de
Fon +49 6023 3201-151

www.mindbusiness.de/office365

 

Quelle: https://technet.microsoft.com/en-us/library/dn905447(v=office.15).aspx

Mrz 06
Installation des Microsoft SharePoint 2010-Update KB3013126 vermeiden

​...oder was Sie tun sollten, wenn Sie es bereits installiert haben.

Wie im MSDN Blog veröffentlich, verursacht das 12/2014 erschienene Windows Sicherheitsupdates KB3013126 verschiedene Fehler in Verbindung mit SharePoint 2010:

Falls Sie planen, Ihr Betriebssystem zu aktualisieren, ist Vorsicht geboten. Das Update KB3013126 ersetzt die Datei windowscodecs.dll, die von SharePoint ebenfalls verwendet wird.

Wir raten dringend von der Installation dieses Paketes ab und verweisen auf die Nachfolger

Folgende Fehler treten auf:

  • Kein Bildupload möglich
  • Erzeugung neuer Webseiten/Subsites nicht möglich.
  • Dateiupload in Bildbibliotheken schlägt fehl
  • Träge/Fehlerhafte Veröffentlichung von Inhalten
  • Darstellungsfehler in Dropdown-Menüs
  • W3WP-Absturz (Stack Overflow Fehlermeldung)

Sollten Sie das Update bereits installiert haben und erfahren eines der oben genannten Symptome, empfehlen wir die Deinstallation dieses Paketes.

Falls dies nicht möglich ist, sind folgende Workarounds denkbar:

  • Update der Internet Explorer Version 8 (falls vorhanden) auf Version 9/10
  • Einspielen des Internet Explorer 9/10, Update „KB971512"

Das Update betrifft folgende Betriebssysteme:

  • Windows 2003 Server
  • Windows 2008 Server
  • Windows 2008 R2 Server
  • Windows 2012 Server
  • Windows 2012 R2 Server
  • Windows 7
  • Windows 8
  • Windows 8.1

Für Fragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Dez 11
Public Site in Office 365 oder die Herausforderungen bei der Entwicklung der MindBusiness-Webseite (Part 1)

Seit April 2014 ist die neue Webseite der MindBusiness, entwickelt auf Basis von Office 365, online.

Zugegeben: Es war keine leichte Geburt, die Webseite unter www.MindBusiness.de zum Laufen zu bringen und gleichzeitig die funktionalen Anforderungen von Marketing und Sales zu erfüllen.

Die Möglichkeiten, die die so genannte Public Site per Default, also standardmäßig bietet, sind zum einen positiv zu sehen, da vieles einfach zu bedienen ist, zum anderen sind sie jedoch auch stark funktional eingeschränkt, was nachteilig ist oder sein kann. Das heißt zum Beispiel:

  • Die vorhandenen Möglichkeiten sind darauf ausgelegt, nur mit statischen Seiten zu arbeiten, was in meinen Augen den Zweck hat, die von SharePoint erzeugte HTML-Seite möglichst performant und mit Hilfe der Caching-Systeme ins das World Wide Web auszuliefern. Die Arbeit mit dynamischen Content ist erschwert.
  • Das so genannte clientseitige Objekt-Model kann nicht eingesetzt werden. Das heißt, der Browser des Benutzers fragt per JavaScript die erzeugten SharePoint-Listen ab, um daraus dynamischen Inhalt zu generieren. Die Standard-ListView-Webparts funktionieren hier also nicht wie gewohnt.

Lösungen aus Entwicklersicht

Als Entwickler der MindBusiness-Seite gab es, auf dieser Basis o.g. Informationen, einige Herausforderungen zu meistern. Dazu zählten die Bereitstellung dynamischer Inhalte oder auch suchmaschinen-optimierter Seiten.

Wichtige Punkte zur Vereinfachung des Redakteurslebens:

Listen & spezielle Ansichten: Die Inhalte bestimmter Webseiten-Elementen, wie bspw. die Veranstaltungstermine-Übersicht, werden in SharePoint-Listen vorgehalten, zu denen spezielle Ansichten definiert wurden. Diese Ansichten stellen Content nur dann bereit, wenn die vordefinierten Kriterien bspw. den zeitlichen Prämissen entsprechen.

Tricks mit JavaScript: Dann braucht es etwas Know-how, Magie und die Hilfe von JavaScript. In dieser Kombination wurde es möglich, Inhalte über Listen auszuliefern – trotz diverser Einschränkungen in der Office 365 - Public Site. Die Listen werden grundsätzlich per JavaScript im Browser der Benutzer als RSS-Feed abgerufen. In diesem Zusammenhang kommt auch das Azure-Caching zum Zug, das bewirkt, dass das Abrufen der Feeds nicht jedesmal eine Serverlast erzeugt.

Layout & Webparts: Grundsätzlich basiert die Seite auf zwei eigens entwickelten Layout Pages, der HomePage und der ArticlePage, deren Inhalt beliebig zusammengesetzt werden kann. Darunter liegt eine eigene MasterPage, welche alle benötigten Elemente, wie JavaScript und CSS für das responsive Design liefert. Dazu gibt es einige selbst entwickelte Script Editor Webparts wie das „BlogWebPart", „BoxesWebPart", „EventsWebPart", „FlexSliderWebPart" oder auch das „SortedListWebPart". (siehe Abbildung 2 und 3)

ScriptEditor-Webpart: Im Webpart „Snippet Editor" werden nur minimale Anpassungen von den RedakteuInnen vorgenommen. Wichtig ist zum Beispiel die Angabe der URL des abzufragenden RSS Feeds aus der entsprechenden SharePoint-Liste. (siehe Abbildung 1)

 

Abbildung 1: Der Code im ScriptEditor-Webpart ermöglicht es, Inhalte aus RSS-Feeds, individuell darzustellen

Die Logik hinter den Webparts: Diese arbeiten alle nach demselben Schema. Zunächst wird der Hyperlink zum RSS Feed ausgelesen und per AJAX abgefragt. Die Rückgabewerte werden mit Hilfe eines Templates im Webpart per JavaScript zu HTML ausgeformt. Zum Abschluss wird der Link auf den RSS Feed ausgeschaltet. Dies hat zur Folge, das die Search-Bots mit und ohne JavaScript als auch die eigentlichen BrowserbenutzerInnen den selben Inhalt sehen.

Das Prozedere läuft sowohl synchron und als auch asynchron mit dem Aufbau der übrigen statischen Seiteninhalte.

Fazit: Die automatisierte Bereitstellung von Inhalten minimiert den Pflegeaufwand der Webseite durch die RedakteurInnen enorm. Das Gegenteil wäre der Fall bei einer statischen Seite.

In Teil 2 dieses Beitrags beschreibe ich den genauen Aufbau der Webparts und erläutere das Zusammenspiel der verschiedenen JavaScript-Bibliotheken.

 

Abbildung 2: Die Office365 - Public Site im Überarbeitungsmodus zeigt die individuelle und variable Anordnung der entwickelten Webparts

 

Abbildung 3: Die Darstellung der veröffentlichten Webseite – inkl. der verschiedenen Webparts

P.S. Das Aus für die Public Site in Microsoft Office 365?

Laut eines spekulativen, aber nachvollziehbaren Berichts von Kurt Mackie auf der Seite der Redmond Channel Partner, plant Microsoft die so genannte „Public Site" und somit die Möglichkeit, öffentliche Webseiten unter Office 365 bereitzustellen, bei Neuverträgen nicht mehr anzubieten.

Über die Hintergründe ist bis dato noch nicht viel bekannt. Nur so viel: Bereits gekaufte Pläne oder erstellte Webseiten sind von diesem Downgrade nicht betroffen. Bleibt die Frage nach dem Support für bestehende Seiten.

Man darf gespannt sein, wie es mit den öffentlichen Webseiten in Office 365 weitergeht.

Dez 02
MindBusiness ist Lösungspartner von Microsoft City Next

Die Städte der Welt wachsen unaufhaltsam. Nach Schätzungen der Vereinten Nationen werden im Jahr 2050 fast 70 Prozent der Weltbevölkerung, das entspricht rund 6,3 Milliarden Menschen, in urbanen Ballungszentren leben. Diese Entwicklung stellt die Metropolen vor große Herausforderungen. Hochentwickelte Informations- und Telekommunikationstechnologien sind unverzichtbar, um den wachsenden Anforderungen der Daseinsvorsorge und den steigenden Erwartungen der Bevölkerung gerecht zu werden. Wichtige Aufgabe der Städte ist es zunächst, veraltete Infrastrukturen zu modernisieren und Verwaltungsprozesse so zeitgemäß zu gestalten, dass sie den Interessen der Bürger entsprechen.

 

Mit der Initiative „Microsoft CityNext – Gemeinsam für die Stadt von morgen“ unterstützt Microsoft Städte dabei, sie mithilfe von IT-Lösungen noch attraktiver zu gestalten und zu vernetzten. Betrachtet werden die großen Themenblöcke Bildung, Sicherheit, Gesundheit und Modernisierung.

 

Als CityNext-Lösungspartner hat MindBusiness in einem Interview die Cloud-Lösung BÄDERmeister, die dem Themenblock Modernisierung zuzuordnen ist, umfassend vorgestellt.

Die Anwendung zeigt Möglichkeiten einer transparenten Steuerung auf. Fokus liegt auf der Konsolidierung, Visualisierung und Auswertung relevanter Kennzahlen von Sport- und Freizeitbädern. Heute und morgen.

 

Mehr Informationen zu BÄDERmeister finden Sie unter www.mindbusiness.de/baedermeister

 

 

Nov 12
Die Suche in SharePoint 2013 (Teil III) – Ergebnisquellen

Nun kommen wir zu den spannenden Neuerungen in SharePoint 2013. Die Ergebnisquellen lösen die Suchbereiche (Scopes) von SharePoint 2010 ab und bieten weitere Möglichkeiten zur Konfiguration.

Hier kann also ein Websitesammlungsadministrator bzw. ein SiteOwner in den jeweiligen Optionen unter Websiteeinstellungen eigene Suchbereiche definieren. Was genau ist damit gemeint:

Mit den Suchergebnisquellen kann man SharePoint und andere Datenquellen "anzapfen" und diese Quellen sofort auf bestimmte Eigenschaften einschränken (die sog. Abfragetransformation). Mögliche Kombinationen wären z.B.:

  • Lokales SharePoint - alle Aufgaben
  • Lokales SharePoint - Alle Dokumente von einem bestimmten Inhaltstyp (Angebote, Verträge, Protokolle, …)
  • Entsprechend für Remote-SharePoint, d.h. eine andere SharePoint-Farm
  • Exchange und das Open Search 1.0/1.1-Protokoll können ebenfalls gewählt werden.

Standardmäßig gibt es schon einige Ergebnisquellen, z.B. für Bilder, Dokumente, Elemente des aktuellen Benutzers etc.

Unser Beispiel

Hier und in den folgenden Beiträgen werden wir ein Beispiel aufbauen, in dem wir einen bestimmten Inhaltstyp als Ergebnisquelle hinzufügen, diesen durchsuchbar machen und die Darstellung der Ergebnisse passend zum Inhaltstyp anpassen.

Vorbereitungen Inhaltstyp

imageZuerst wird ein neuer Inhaltstyp in der Websitesammlung definiert. In unserem Beispiel soll das eine "Projektaufgabe" sein. Dieser Inhaltstyp wird vom Standard-Inhaltstyp "Aufgabe" abgeleitet und es wird eine Websitespalte "Projektkategorie" hinzugefügt (eine einfache Auswahlspalte mit den Werten A, B, C, D).

Dieser Inhaltstyp wird nun in diversen Aufgabenlisten in SharePoint zugewiesen und einige Beispiel-Projektaufgaben hinzugefügt.

In der Abbildung eine Beispielaufgabe, ganz unten die zusätzliche Information "Projektkategorie".

 

Neue Suchergebnisquellen einrichten

Nun in den Websiteeinstellungen unter Websitesammlungsverwaltung die Suchergebnisquellen öffnen. Dort auf Neue Ergebnisquelle klicken. Nun folgende Einstellungen verwenden:

  • Name: Projektaufgaben
  • Protokoll: SharePoint lokal
  • Typ: SharePoint-Suchergebnisse
  • Anmeldeinformationen: Standardauthentifizierung

Der wirklich spannende Punkt steckt nun in der sog. Abfragetransformation. Standardmäßig ist dort {searchTerms} eingetragen. Das bedeutet, dass das komplette SharePoint die Ergebnisquelle ist, und dass darauf später die Suchabfrage des Anwenders abgesetzt wird.

Das passt so natürlich nicht, sondern es soll ja nur ein bestimmter Inhaltstyp als Quelle für die Suche bereitgestellt werden. Daher jetzt auf die Schaltfläche Abfragegenerator klicken. Es öffnet sich folgendes Fenster:

image 

Im Feld Abfragetext sind die Abfragen sichtbar, die auf die Quelle "SharePoint lokal" abgesetzt wird. Wir lassen hier die "{searchTerms}" stehen, es soll aber nun zusätzlich nach dem Inhaltstyp "Projektaufgabe" gefiltert werden. Dazu wird der Eigenschaftenfilter verwendet:

  • Im Dropdown Eigenschaft auswählen den Eintrag "ContentType" wählen
  • "Enthält" beibehalten
  • Im Dropdown "Wert auswählen" den Eintrag "Manueller Wert" wählen und im Textfeld darunter anschließend "Projektaufgabe" eingeben.
  • Anschließend "Eigenschaftenfilter hinzufügen" anklicken

In unserer Umgebung wurden schon ein paar Test-Projektaufgaben eingerichtet, beim Anklicken von "Abfrage testen" wird gleich geprüft, ob die Abfrage wie gewünscht funktioniert:

image 

Wie gewünscht werden die Treffer angezeigt. Nützlich ist auch der Reiter "Test" in der Abfragemaske. Klickt man dort auf "Weitere anzeigen", können in unserem Beispiel auch gleich Suchabfragen ausprobiert werden, und es werden gleich die relevanten Ergebnisse angezeigt:

image 

Mit OK wird die Konfiguration der Abfragekonfiguration abgeschlossen und die Konfiguration der Ergebnisquelle mit Speichern abgeschlossen.

image 

Ausblick

Außer dass eine Suchergebnisquelle definiert ist, passiert jetzt noch nicht viel. Natürlich sollen unsere Anwender damit auch etwas anfangen können, dazu kommen wir in den nächsten Beiträgen.

Weiterhin haben Sie gesehen, dass im Dialog zur Abfragetransformation noch viele weitere Optionen zur Verfügung stehen (u.a. auch die Auswahl einer Sortierung). Wir bleiben vorerst einmal dabei, dieses Beispiel zu vervollständigen und kommen später noch zu weiteren Feinheiten in diesem Dialog.

Jul 02
Alzenauer Innovationstage

"Business-Lösungen für morgen" lautet das Motto der diesjährigen Alzenauer Innovationstage am 24.-25. September 2014 in Aschaffenburg, die bereits zum sechsten Mal stattfinden. 

An zwei spannenden Tagen erleben Sie praxisnahe Beiträge zu den Themen SharePoint 2013, Office 2013, Office 365, Business Intelligence, Reporting, Information Design, u.v.m.  So erwarten Sie unter anderem Vorträge von Projektverantwortlichen aus Unternehmen, welche ihre implementierten SharePoint- und BI-Lösungen vorstellen.

Den Startschuss gibt Michael Greth, SharePoint Community, mit seiner Keynote zum Thema „Trends für das moderne Intranet – Entwicklungen, Tipps und Strategien". Außerdem erwarten Sie interessante Best Practice-Szenarien aus verschiedenen Bereichen und Sie erhalten in Rechtsanwalt Bernd Beiers Vortrag Antworten auf Rechtsfragen zu Haftungs- und Datenschutzproblemen bei Cloud-Anwendungen. Sie sind neu in der Branche und fangen gerade erst an, mit SharePoint zu arbeiten? Timo Kihn, SharePoint Consultant der MindBusiness GmbH, gibt in einem Executive Summary am ersten Veranstaltungstag einen Überblick über SharePoint 2013 und zeigt auf, welche Vorteile die Collaborationplattform bietet.

Die gesamt Veranstaltungsagenda finden Sie unter www.mindbusiness.de/innovationstage.

Übrigens: Intelligentes Entertainment rundet den ersten Veranstaltungstag ab: »Think innovative — Lust auf Ideen« heißt der Beitrag von Kreativitäts- und Innovationsexperte Bernhard Wolff. Und wem das noch nicht genug ist, der kann sich abends bei einer außergewöhnlichen mentalen Bühnenshow mit dem Motto »MindIntelligence« von Dr. Florian Ilgen faszinieren lassen.​

5 gute Gründe, dabei zu sein:

  • ​​​​SharePoint, BI & Reporting: Innovationen aus den Bereichen SharePoint, Business Intelligence und Reporting erleben und mit Experten diskutieren.
  • Informationen teilen: Modernen Methoden der Zusammenarbeit kennen lernen und Informationen sicher weitergeben und teilen.
  • Effektiv planen: Intranet- oder Planungslösungen evaluieren und erfolgreiche SharePoint- und Software-Lösungen anderer Teilnehmer erleben.
  • SharePoint in der Praxis: Optimierungspotentiale in Prozessen erkennen und Inspiration durch Best Practices anderer Unternehmen.
  • Aussagekräftig berichten: "Aufwand Reporting" versus "Geringe Aussagekraft". Möglichkeiten zielgruppenorientierter Ergebnispräsentation

Nutzen Sie die Chance, sich während der Alzenauer Innovationstage mit 140 Kunden aus namenhaften Unternehmen auszutauschen und von den Erfahrungen, Tipps und Tricks der Experten zu profitieren.

Schreiben​ Sie mir oder rufen Sie mich unter 06023 3201-221 an, wenn Sie Fragen haben.

Wir freuen uns auf Sie.

Ihre Felicitas Manger

Für das Team der Alzenauer Innovationstage

Jun 06
WANDEL DURCH IT

Dem Juni-Motto "Wandel durch IT" unseres MindBusiness-Kalenders begegnen wir in unserer Branche täglich. Neue Technologien, sich ändernde Anforderungen an Mitarbeiter, CIOs und auch an die IT, die sich zukünftig noch enger an den strategischen Geschäftszielen ausrichten muss.
Der Einsatz von Cloud Computing ermöglicht Unternehmen sich strategisch, modern und langfristig wettbewerbsfähig aufzustellen - und dabei Ihren Service zu optimieren und IT-Risiken zu minimieren.

Welche Möglichkeiten der Einsatz von Cloud-Technologien, wie Microsoft Office 365, Ihrem Unternehmen bietet, stellen wir Ihnen unter www.mindbusiness.de/office365 dar.

In Office 365 und SharePoint realisierte Live-Lösungen und Business-Szenarien erleben Sie während der diesjährigen Alzenauer Innovationstage am 24. & 25. September in Aschaffenburg. Termin am besten gleich in den Kalender eintragen oder direkt unter www.mindbusiness.de/innovationstage anmelden.


Weitere Informationen zu den Innovationstagen folgen in Kürze - Sie dürfen gespannt sein.
Einen guten Start in den Juni.
Wir sind für Sie da
Ihr MindBusiness-Team

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