Mit SharePoint 2010 hat Microsoft einige Möglichkeiten und Funktionen hinzugefügt, um Inhalte durch Metadaten und Schlüsselwörter sowie Bewertungen zu kennzeichnen.

So entstehen sowohl für das Dokumenten- und Informationsmanagement als auch für die sozialen Netzwerke in SharePoint Strukturen und Informationsquellen, die neue Möglichkeiten für die Suche und Darstellung von Informationen bieten.

An einigen Stellen wurde schon von diesen neuen Funktionalitäten berichtet, wir möchten mit einer kleinen Artikelserie die Praxis verdeutlichen – wie wird das eingerichtet, wo hat der Anwender nutzen davon, welche Probleme und Lösungsmöglichkeiten gibt es etc. Zuerst einmal ein paar Begriffsdefinitionen.

Verwaltete Metadaten (Managed Metadata)

Im Unternehmen gibt es eine Reihe an festen Kategorien oder Begrifflichkeiten, die nach Möglichkeit zentral definiert werden und für verschiedene Anwendungszwecke und Informationen zur Verfügung stehen sollen. Beispiele:

• Standorte eines Unternehmens (Alzenau, Berlin, Nürnberg…)
• Dokumenttypen (Angebot, Vertrag, Vorlage…)
• Sprachen (Deutsch, Englisch…)
• Status (Neu, In Arbeit, Abgeschlossen…)

Es handelt sich also um eindeutig definierbare Auflistungen zu einem bestimmten Stichwort. In SharePoint können nun z.B. Dokumente an unterschiedlichen Stellen abgespeichert werden, an jeder Stelle soll aber z.B. die Sprache des Dokuments und der Dokumenttyp als zusätzliche Information abgespeichert werden.

Mit den verwalteten Metadaten steht nun in SharePoint ein zentraler Speicherort zur Verfügung, in dem diese Auflistungen angelegt und gepflegt werden können. Wird z.B. im Laufe der Zeit ein neuer Dokumenttyp benötigt (Trainingsunterlage…), wird dieser Begriff dort eingepflegt und kann ab sofort in allen Dokumentablagen, der die entsprechende Auflistung zugeordnet ist, verwendet werden.

Weiterhin können nicht mehr verwendete Begriffe "stillgelegt" werden (z.B. ein Standort), Elemente in SharePoint, denen ein solcher Begriff zugeordnet wurde, behalten diesen jedoch bei.

Die Summe all dieser Begriffe und Auflistungen kann als die Taxonomie eines Unternehmens bezeichnet werden. Oder, um die Wikipedia zu zitieren:

Eine Taxonomie (altgr. táxis ,Ordnung’ und nómos ,Gesetz’) oder Klassifikationsschema ist ein einheitliches Verfahren oder Modell, um Objekte eines gewissen Bereichs (ggf. unter Zuhilfenahme eines Klassifikationsinstruments) nach bestimmten Kriterien zu klassifizieren, das heißt sie in bestimmte Kategorien oder Klassen (auch Taxa genannt) einzuordnen.

Microsoft drückt es im Zusammenhang mit SharePoint 2010 folgendermaßen aus:

Bei verwalteten Metadaten handelt es sich um eine hierarchische Auflistung zentral verwalteter Ausdrücke, die Sie definieren und anschließend als Attribute für Elemente in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden können.

Schlüsselwörter (Keywords)

Während die verwalteten Metadaten zentral festgelegt und von bestimmten Anwendern gepflegt werden, ermöglicht SharePoint 2010 an vielen Stellen auch die Verwendung von Schlüsselwörtern. Hier können Anwender selbst Begriffe definieren, die ihnen für den jeweiligen Zusammenhang wichtig sind. Wichtig ist, dass diese Schlüsselwörter nach der ersten Verwendung von allen Anwendern wiederverwendet werden können, so dass in einem Unternehmen dadurch eine benutzerdefinierte Klassifizierung von Inhalten entstehen kann, die auch als Social Tagging oder Folksonomien (im Gegensatz zur Taxonomie) bezeichnet wird.

Bei der Zuordnung von verwalteten Metadaten oder Schlüsselwörter z.B. zu einem Dokument werden die entsprechenden vorhandenen Begriffe als Auswahl angeboten:

Im Beispiel sieht man, dass zwei der Begriffe von Anwendern als Schlüsselwörter definiert wurden, die anderen beiden als verwaltete Metadaten vorliegen.

Terminologiespeicherverwaltung (Term Store Management)

Nun braucht es natürlich auch einen Ort, an dem die Begriffe verwaltet werden können, das ist die Terminologiespeicherverwaltung. Ohne ins Detail zu gehen, möchten wir hier doch schon drei Dinge hervorheben:

• Schlüsselwörter können hier in den Bereich der verwalteten Metadaten verschoben werden. Wenn im Unternehmen im Lauf der Zeit festgestellt wird, dass bestimmte Begriffe in den überwachten Bereich in eine Taxonomiestruktur übernommen werden sollen, ist dies problemlos möglich, die Begriffe können natürlich weiterhin verwendet werden.
• Verwaltete Metadaten können mehrsprachig definiert werden. Hat ein Anwender in einer deutschen SharePoint-Umgebung z.B. ein Dokument als "Angebot" markiert, taucht dies in einer englischen Umgebung als "Offer" auf.
• Synomyme und Abkürzungen können für verwaltete Metadaten gepflegt werden

Bewertungen

Neu hinzugekommen ist noch die Möglichkeit, Dokumente und andere Elemente bewerten zu können. Dies wird am Element durch Sternchen gekennzeichnet, wie die Anwender sie auch von anderen Systemen bzw. Webanwendungen gewohnt sind:

Damit können besonders gut bewertete Artikel und Dokumente hervorgehoben werden, oder "Ladenhüter" gezielt überarbeitet und verbessert werden.

Mit der nächsten Folge in dieser Serie gehen wir in die konkrete Nutzung und Einrichtung.