Übersichtseiten in SharePoint

Übersichtseiten sind meiner Meinung nach das A und O von SharePoint und ein relativ einfaches Mittel, die Akzeptanz unter den Usern zu verbessern.

Wir alle kennen Dokumentbibliotheken mit sehr vielen Dokumenten:

Die von mir generierte Übersichtseite sieht ungefähr so aus:

Woraus besteht das?

1. Drei Webparts auf der linken Seite, mit einer Ansicht “zeig mir die 5 zuletzt geänderten Dokumente einer bestimmten Bibliothek”
2. Ein Filter (rechts)
3. Eine Liste der in der nächsten Woche fälligen Termine (unten rechts)

Der Clou hier ist es, mit Ansichten zu arbeiten und den Filter effektiv einzusetzen. Wenn ich bspw. auf das Produkt “Colligo” auf der rechten Seite klicke, filtert es mir alle drei Webparts auf der linken Seite nach diesem Suchkriterium durch.

Technisch wird das durch eine Verbindung zwischen den Webparts gelöst (vielleicht blogge ich die genauen Vorgehensweisen später im Monat). Aber der Effekt ist enorm: es macht es wesentlich leichter für die Mitarbeiter, sofort auf die wichtigsten Informationen zu gelangen. Und bietet eine gute Antwort zur oft gestellten Frage “Warum arbeite ich in SharePoint nicht mehr mit Ordnern, so wie ich es gewohnt bin?”

Weitere Ideen für eine Übersichtseite:

• Kontaktdaten der wichtigen Ansprechpartner (manuell oder durch BDC-Verknüpfung)
• Bilder für die o.g. Ansprechpartner (macht SharePoint ein bisschen persönlicher für die Mitarbeiter)
• Balkendiagrammansicht eines Projektes (zB mit Share4Gantt)
• Key Performance Indicators (zB mit dem bald erhältlichen MindBusiness Picture Indicator ““ kontaktieren Sie uns für mehr Informationen)
• Hyperlinks (zB auf Unterseiten)
• Zielgruppenadressierte Webparts, deren Ansichten auf den aktuell angemeldeten Benutzer basieren

Viel mehr Möglichkeiten und Ideen finden Sie auf www.sharepointberater.de unter “Prozesshaus”.

PS – erwarten Sie es von Ihren Usern nicht, dass sie auf die Idee kommen, so was selber zu erstellen. Da muss man als Site-Owner bzw. Admin ein bisschen Zeit investieren, um die Produktivität der Mitarbeiter zu fördern.

Für Fragen, Anregungen etc. stehen wir wie immer gerne zur Verfügung.